MS 365 서비스(클래스 이음) ｢개인정보 처리방침｣

울산광역시교육청에서는 울산 관내 교직원과 학생을 대상으로 Microsoft 365 서비스(클래스 이음)를 무료로 제공하고 있습니다.

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  1. 개인정보의 수집‧처리 목적
    • Microsoft 365(이하 “MS 365”) 서비스 제공(교육기관용)을 위하여 다음과 같은 목적으로 개인정보를 수집‧처리합니다.
      • MS 365 이용자 계정 생성 및 관리
      • 이용자 본인확인 및 법정대리인 동의 확인
      • MS 365 서비스 제공 및 이용자 지원
      • 서비스 이용 관련 문의 및 기술 지원
      • 서비스의 안정적인 운영, 정보보안 및 부정 이용 방지
      • 서비스 품질 개선 및 통계 작성
  2. 개인정보의 수집‧처리 항목
    • MS 365 서비스 제공을 위해 다음과 같은 개인정보를 수집‧처리합니다. 개인정보 수집‧처리에 대한 동의를 거부할 권리가 있으며, 동의를 거부하는 경우에는 MS 365 서비스 이용이 불가함을 알려드립니다.
      • (교직원, 학생 공통) 사용자 구분(교직원, 학생)
      • (교직원, 학생 공통) 소속 기관(학교)명
      • (교직원, 학생 공통) 사용 계정(고유 ID), 비밀번호
      • (교직원, 학생 공통) 휴대폰 번호(본인확인용)
      • (학생) 입학년도, 학년, 반, 번호, 이름(표시 이름)
      • (교직원) 이름(표시 이름)
      • (14세 미만 아동의 법정대리인) 휴대폰 번호(법정대리인 본인확인용)
    • MS 365 서비스 이용 과정에서 서비스 제공, 정보보안, 이용 현황 분석 및 품질 개선 등을 위해 다음과 같은 정보들이 자동으로 생성되어 수집될 수 있습니다.
      • IP Address, 쿠키, 방문 일시, 서비스 이용 기록, 기기 정보, 단말기의 위치 정보
  3. 개인정보의 보유 및 이용 기간
    • 개인정보는 수집‧이용 목적 달성 시 또는 해당 서비스 이용 종료 시까지 보유‧이용하며, 구체적인 보유기간은 다음과 같습니다.
      • 회원 탈퇴(삭제) 전까지
      • 소속 학교(기관)의 재학‧재직 시까지
      • 단, 2년 이상 MS 365 서비스에 접속하지 않은 경우 파기 절차 진행
      • 개인정보는 파기 절차 진행 후 최대 1달 보관 후 파기됨
  4. 개인정보의 제3자 제공 및 국외 이전
    • MS 365 서비스 제공을 위해 이용자의 동의를 받아 다음과 같은 항목들이 제3자에게 제공되고 있습니다. 개인정보의 제3자 제공에 대해 동의를 거부할 권리가 있으며, 동의 거부 시에는 MS 365 서비스 이용이 불가함을 알려드립니다.
      • (제공 받는 기관) Microsoft사
      • (제공 목적) Microsoft사의 MS 365 서비스 이용
      • (제공 시기 및 방법) 계정 생성 시 네트워크를 통해 Microsoft사 국외 서버로 전송
        • 국외 서버: 미국 등 Microsoft사 글로벌 데이터센터가 위치한 국가
      • (제공 항목) 이름(표시 이름), 사용 계정(고유 ID), 비밀번호 등 가입 정보
      • (보유 및 이용 기간) Microsoft사의 ｢개인정보 처리방침｣에 따름
  5. 개인정보 처리의 위탁
    • MS 365 서비스의 원활한 제공을 위해 개인정보 수집‧처리 업무를 다음과 같이 외부 업체에 위탁하고 있습니다.
      • (위탁 부서) 울산광역시교육연구정보원(총무부)
      • (수탁 기관) (주)디모아
      • (재수탁 기관) ㈜드림아이티, ㈜코어빌더
      • (위탁(재위탁) 기간) 2026. 10. 1.~ 2027. 9. 30.
      • (위탁 내용) MS 365 서비스 이용을 위한 사용자 관리 및 지원
      • (재위탁 내용) MS 365 서비스 콜센터 관리 및 운영
    • 재위탁은 관계 법령 및 위탁계약에서 정한 절차에 따라 관리‧감독합니다.
    • 위탁 업무 및 수탁 기관 변경이 있는 경우 ｢개인정보 처리방침｣을 통해 관련 사항을 공개합니다.
  6. 개인정보의 파기
    • MS 365 서비스의 개인정보 파기 절차, 파기 방법, 파기 기한은 다음과 같습니다.
      • (파기 절차) 개인정보의 보유기간 경과, 처리 목적 달성 등 파기 사유가 발생한 개인정보를 내부 절차에 따라 파기합니다.
      • (파기 방법) 전자적 파일 형태로 기록‧저장된 개인정보는 복구 또는 재생할 수 없도록 파기하며, 종이 문서에 기록‧저장된 개인정보는 분쇄하거나 소각하는 등의 방법으로 파기합니다.
      • (파기 기한) 이용자의 개인정보는 수집 및 이용 목적 달성 또는 보유 및 이용 기간 종료 후 삭제 절차가 진행되며 삭제 절차 진행 후 최대 1달 보관 후 파기됩니다.
  7. 개인정보의 안전성 확보 조치
    • 개인정보의 안전성 확보를 위해 다음과 같은 조치를 취하고 있습니다.
      • (관리적 조치) 위탁업체 참여인력 교육 및 정보보안 점검 등
      • (기술적 조치) 접근권한 관리, 보안 프로그램 설치 등
      • (물리적 조치) 개인정보 관리 장소 CCTV 설치 등을 통한 접근 통제, 출입 관리 등
  8. 정보 주체와 법정대리인의 권리 행사 방법
    • 이용자는 개인정보 주체로서 언제든지 다음과 같은 권리를 행사할 수 있습니다.
      • 개인정보 열람 요구
      • 개인정보의 정정‧삭제 요구
      • 개인정보 처리 정지 요구
      • 그 밖에 관계 법령에서 정하는 권리 행사
    • 개인정보 열람 요구는 ｢교육부 개인정보 보호지침｣ 및 관계 법령에 따른 절차와 서식을 이용하여 신청할 수 있습니다.
    • 개인정보의 정정 또는 삭제 요구를 받은 경우에는 관계 법령에 따라 필요한 조치를 하고, 정정 또는 삭제가 완료될 때까지 해당 개인정보를 이용하거나 제공하지 않습니다. 다만, 법령에 따른 예외가 있는 경우에는 그에 따릅니다.
    • 권리 행사는 정보 주체 본인뿐만 아니라 법정대리인 또는 정당한 위임을 받은 대리인을 통해서도 할 수 있습니다. 대리인을 통한 권리 행사 시에는 관계 법령 및 지침에서 정하는 위임장 등 필요한 서류를 제출해야 합니다.
    • 법령에서 정한 사유로 인해 열람‧정정‧삭제‧처리정지 요구가 제한될 수 있으며, 이 경우 관련 법령에 따라 그 사유를 안내해 드립니다.
  9. 만 14세 미만 아동의 개인정보 수집‧처리
    • 만 14세 미만 아동의 개인정보를 처리하는 경우 ｢개인정보 보호법｣ 등 관계 법령에 따라 법정대리인의 동의를 받습니다.
    • 법정대리인의 동의를 받는 경우 법정대리인의 동의 여부를 확인하고, 관계 법령에 따라 필요한 정보를 수집‧이용합니다.
    • 만 14세 미만 아동의 법정대리인은 관계 법령에 따라 아동의 개인정보에 대한 열람‧정정‧삭제‧처리정지 등을 요구할 수 있습니다.
  10. 개인정보 보호 담당 부서
    • 개인정보 보호 관련 문의 및 권리 행사 접수를 위한 담당 부서는 다음과 같습니다.
      • 부서명: 울산광역시교육연구정보원(총무부)
      • 담당자 연락처: 052-220-1682
  11. 기타 사항
    • 본 ｢개인정보 처리방침｣에 명시되지 않은 사항은 ｢개인정보 보호법｣ 등 관계 법령 및 울산광역시교육연구정보원 ｢개인정보 처리방침｣에 따릅니다.
    • MS 365 서비스와 관련한 개인정보 처리 내용이 변경되는 경우 관계 법령에 따라 ｢개인정보 처리방침｣을 개정하고 변경 사항을 공개합니다.